Få bättre ordning på din dokumenthantering med rätt system

bærbar

När du driver ett eget företag är det viktigt att du alltid håller ordning på dina på dina dokument. Det allra enklaste sättet att får ordning på sin dokumenthantering är med hjälp av ett system för dokumenthantering. Allt fler väljer att sluta med manuell dokumenthantering och i stället använda sig av ett smidigt dokumenthanteringssystem.

Vad gör dokumenthanteringssystem?

Vad kan man använda ett dokumenthanteringssystem till egentligen? Ett dokumenthanteringssystem gör precis det som namnet antyder, nämligen hjälper till att hantera dokument. Det kan vara alla möjliga typer av dokument. Du kan till exempel hantera dina digitala fakturor, men du skulle också kunna hantera alla dina utskrifter med hjälp av ett system för dokumenthantering.
Riktigt bra och välutvecklade system låter dig hantera alla dina dokument och elektroniska information med samma program. Detta kan vara värt att tänka på när man ska välja system. Det är dock inte alltid man behöver kunna hantera flera olika format. Då kan ett enklare system eller program passa bättre. Configurable business documents till Dynamics 365 skulle till exempel kunna hjälpa dig att skapa smidiga dokumentmallar. Vill du kunna öppna upp för utveckling i framtiden är dock ett bredare system att föredra.

configurable business document

Olika typer av system

Det finns lite olika typer av system för dokumenthantering på marknaden. Microsoft har till exempel skapat verktyget configurable business documents, eller CBD som det förkortas, till Dynamics 365. I detta verktyg får du dokumentmallar som du sedan kan justera i till exempel Word eller Excell. Configurable business documents är alltså riktigt bra för dig som hanterar många dokument i de olika Office-programmen.
Om du vill kunna hantera ännu fler typer av dokument eller elektronisk information, kan ett bredare program och system vara bra. Välj gärna ett system som kan hantera så många olika filformat som möjligt. Då blir det lättare för dig att kommunicera och utbyta dokument och information med andra företag eller kunder.

Vilket system ska man välja?

Vad ska man välja då? Det beror helt på dig och ditt företags behov. Om du för det mesta hanterar excel-ark eller word-dokument, kanske det räcker med Dynamics 365 och configurable business documents. Om du hanterar många andra typer av filer och format kan du behöva något som är lite bredare. Tabellaes program Lasernet är ett exempel. Det är viktigt att välja en pålitlig leverantör som ger dig precis det du behöver för att kunna utföra ditt arbete och din dokumenthantering.
Något annat som kan vara bra att tänka på innan man väljer är den egna ekonomin och budgeten. Hur mycket pengar är du villig att lägga på ditt system? Vissa system kostar nämligen transaktionsbaserade och kostar pengar när du använder dem. I andra fall köper du färdig programvara som du sedan kan använda hela tiden utan begränsningar. Du kan alltså välja mellan att betala en fast summa, eller små summor allt eftersom du använder det. Det finns såklart fördelar och nackdelar med båda varianterna. Välj helt enkelt det du tror fungerar bäst för dig och ditt företags ekonomi.

Lämna ett svar

Din e-postadress kommer inte publiceras.